poniedziałek, 14 czerwca, 2021

Mediacja w dobie pandemii

Przeczytaj koniecznie

Mediacja jest jedną z najskuteczniejszych metod rozwiązywania sporów. Stanowi alternatywę wobec postępowania sądowego i arbitrażu. Poprzez udział osoby trzeciej, neutralnego mediatora, umożliwia rozwiązanie konfliktu pomiędzy zwaśnionymi stronami. Jak trwająca wciąż pandemia wirusa COVID-19 wpłynęła na funkcjonowanie tej metody? Czy mediacja online stała się rozwiązaniem na trudne czasy czy może planem na przyszłość? 


Czym jest mediacja? 

Mediacja to alternatywna forma rozwiązywania sporów uregulowana w KPC w art. 1831 – 18315. Jest sposobem rozwiązywania konfliktu, w którym biorą udział skłócone strony i mediator. Celem mediacji jest wypracowanie satysfakcjonującego strony rozwiązania sporu na drodze dobrowolnych i poufnych rozmów, którego efektem jest ugoda mediacyjna. 

Postępowanie mediacyjne prowadzone jest na podstawie umowy o mediację lub postanowienia Sądu kierującego strony do mediacji. Uczestnikami postępowania są strony, które mogą być reprezentowane przez profesjonalnych pełnomocników lub inne zaufane osoby. Procesem mediacji zarządza mediator – neutralna i bezstronna osoba trzecia, której rola wyraża się w umożliwieniu komunikacji pomiędzy stronami, zrozumieniu ich potrzeb, zorientowaniu stron na te potrzeby i aktywizowanie ich w poszukiwaniu rozwiązań. Mediator czuwa nad tym, aby wypracowywana przez strony ugoda była zgodna z prawem, zasadami współżycia społecznego i nie zmierzała do obejścia prawa.

Zmiany w procedurze 

Obecnie obowiązujące przepisy nie determinują w jaki sposób mediator ma przeprowadzić postępowanie mediacyjne. Jedynie §170 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych stanowi, że sąd może skierować strony postępowania mediacyjnego również przy wykorzystaniu poczty elektronicznej, bądź też w inny sposób umożliwiający dotarcie do stron. W okresie przed pandemią sądy z zasady wysyłały postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji listem tradycyjnym poleconym. W czasie pandemii korzystając z wyżej wspomnianego paragrafu sądy zaczęły wysyłać drogą e-mailową informację o tym, że kierują sprawę do postępowania mediacyjnego załączając w postaci PDF odpis postanowienia o skierowaniu stron do mediacji. Wniosek o przeprowadzenie mediacji, czy też skierowanie sprawy przez sąd do mediacji również może nastąpić w formie dokumentowej lub pisemnej, w tym w formie elektronicznej.

Mediator dostając skierowanie sprawy do mediacji w postaci e-maila i PDF’u z odpisem postanowienia może przystąpić do postępowania mediacyjnego. Jeżeli e-mail zawiera dane kontaktowe stron, wówczas kontaktuje się z nimi telefonicznie w celu dokonania wywiadu czy taka mediacja online jest w ogóle możliwa do przeprowadzenia (czy strony dysponują odpowiednimi środkami technicznymi, czy mają dostęp do komputera bądź telefonu). Jeżeli e-mail nie zawiera danych kontaktowych stron, wówczas mediator wysyła zaproszenie do mediacji pocztą tradycyjną wraz z prośbą o kontakt telefoniczny celem ustalenia czy spotkanie online będzie mogło mieć miejsce. Po dokonaniu wywiadu mediator przystępuje do mediacji informując przy tym strony w jaki sposób będzie przeprowadzona wideokonferencja i ustala termin spotkania. 

Ugoda online 

Efektem owocnej współpracy stron z mediatorem jest ugoda mediacyjna mająca moc prawną równą ugodzie zawartej przed sądem. Mediator odczytuje projekt takiej ugody na wideokonferencji. Po wstępnym zaakceptowaniu projektu przez strony mediator wysyła
e-maila wraz z projektem do stron. Wyróżnia się dwie dalsze ścieżki postępowania:

  • jeżeli strony dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym, opatrują ugodę takim podpisem i odsyłają ją mediatorowi, który ją podpisuje oraz sporządza protokół mediacji w formie PDF’u, następnie opatruje plik bezpiecznym podpisem elektronicznym i wszystko w formie elektronicznej wysyła do sądu, który skierował sprawę do mediacji, 
  • jeżeli jednak strony nie dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wówczas mediator wysyła e-maila z projektem ugody do stron, które odsyłają ją tradycyjną pocztą po uprzednim podpisaniu projektu ugody. W dalszej kolejności, jeżeli mediator sam jest notariuszem sporządza odpisy elektroniczne z danej ugody opatrując bezpiecznym podpisem elektronicznym, bądź też zleca notariuszowi sporządzenie takich odpisów. Wraz z protokołem w postaci PDF opatrzonym bezpiecznym podpisem, wysyła daną sprawę jako zakończoną do sądu.

Mediacja zakończona jest wówczas, gdy zostanie podpisana ugoda. Skutek takiej ugody następuje wtedy, kiedy złożony jest ostatni podpis, w tym podpis mediatora. W samym projekcie ugody zamieszcza się jednostkę redakcyjną, która wskazuje, że mediacja była prowadzona online i jaka procedura obowiązywała w czasie prowadzenia takiej mediacji. 


Zasada poufności

Opisany powyżej tor działań sądów i mediatorów w dobie intensywnego i nieuniknionego rozwoju spotkań online nasuwa wiele pytań i obaw. Po pierwsze – jak zapewnić stronom realizację zasady poufności? Szeroka gama narzędzi internetowych w postaci aplikacji, komunikatorów i programów umożliwia szybką i bezproblemową łączność, jednak nie jest w stanie zagwarantować uczestnikom mediacji poufności, stanowiącej podstawowy filar efektywnej mediacji. Oczywiście, mediator informuje strony, że taka zasada obowiązuje przez całe postępowanie mediacyjne, ale nadal nie ma pewności czy w pomieszczeniu, w którym odbywa się mediacja ta poufność została zachowana, czy nie ma tam osób trzecich, które mogą mieć wpływ na postępowanie mediacyjne. Rodzą się naturalne obawy stron o bezpieczeństwo i poufność ich sprawy, które mediator ma obowiązek zaakceptować, z uwagi na dobrowolność mediacji. 

Tożsamość uczestników 

Stwierdzenie tożsamości uczestników postępowania również zostało zmodyfikowane – mediator przedstawia się na wideokonferencji stronom postępowania i legitymuje się dokumentem tożsamości poprzez pokazanie go w sposób czytelny na ekranie. Następnie prosi strony o przedstawienie się w taki sam sposób. 

Możliwości i potencjał 

Mediacja w dobie kryzysu, pomimo nieuniknionych wad związanych z wyżej wymienionymi modyfikacjami daje spore możliwości. Atutem procedury internetowej jest dostęp do tej ścieżki dla osób bądź podmiotów posiadających siedzibę czy też miejsce zamieszkania za granicą. Postępowanie mediacyjne jest teraz możliwe do przeprowadzenia niezależnie od właściwości sądu, bądź też miejsca zamieszkania strony i mediatora. Co więcej, spotkanie mediacyjne to proces znacznie bardziej odformalizowany od postępowania sądowego, umożliwia bowiem poruszenie kwestii, które w procesie sądowym nie miałyby szans powodzenia.

Przerwanie biegu przedawnienia  

Oprócz powyższego, istotną kwestią jest daleko idący, materialnoprawny skutek wszczęcia postępowania mediacyjnego (na etapie pozasądowym) w sprawach cywilnych, przyjęty w polskim ustawodawstwie. W myśl art. 123 § 1 pkt 3 kodeksu cywilnego, wszczęcie postępowania mediacyjnego przerywa bieg przedawnienia roszczeń cywilnych. Co oczywiste, tylko prawidłowe wszczęcie mediacji przyniesie pożądany skutek. 

Zachęta ekonomiczna

Dodatkowo, mediacja jest oszczędną alternatywą. Zgodnie z cennikiem Centrum Mediacji przy Naczelnej Radzie Adwokackiej opłata mediacyjna w sprawach majątkowych ustalana jest stosownie do wartości przedmiotu sporu (WPS) + VAT, natomiast w sprawach niemajątkowych jest stała i wynosi 1500 zł + VAT. Przepis art. 98 [1] k.p.c. reguluje zagadnienie kosztów mediacji. W zamyśle ustawodawcy, ma stanowić dla stron zachętę ekonomiczną do korzystania z pojednawczego sposobu rozwiązywania sporów, poprzez takie ukształtowanie kosztów mediacji, by nie przewyższały one kosztów sądowego postępowania w sprawach cywilnych. W przypadku mediacji wszczętej na podstawie skierowania sądu, wynagrodzenie mediatora i zwrot jego wydatków określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 20 czerwca 2016 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym. 

Czas to pieniądz 

Nierozwiązany konflikt generuje straty finansowe. Na otrzymanie postanowienia o zatwierdzeniu ugody zawartej przed mediatorem średnio oczekuje się około miesiąc czasu, natomiast postępowanie sądowe może ciągnąć się latami. Co więcej, z najnowszych danych statystycznych Ministerstwa Sprawiedliwości, wynika, że liczba wolnych etatów sędziowskich na koniec 2020 roku wynosi 1048, nieobsadzonych pozostaje ponad 10 % miejsc. Pogarszające się wyniki w zakresie sprawności postępowania powodują, że sprawy w sądach trwają coraz dłużej. Biorąc pod uwagę dodatkowy aspekt eskalacji konfliktu i powstrzymania działań wymierzonych przeciwko drugiej stronie ważna jest szybka ingerencja w spór, która obecnie jest ciężka do zrealizowania na sformalizowanej ścieżce sądowej.

Przewidywania

Czy obecna sytuacja spowoduje wzrost wykorzystywania alternatywnych metod rozwiązywania sporów? Zdaje się, że tak. Już przed wybuchem pandemii liczba mediacji sądowych znacząco wzrosła. Z przedstawionych przez resort sprawiedliwości danych wynika, że w efekcie podejmowanych działań, liczba spraw skierowanych przez sądy do mediacji wzrosła z 17 811 w 2015 r. do 26 810 w 2018 r. Najwięcej postępowań mediacyjnych przeprowadzono w sądach rejonowych w okręgach: warszawskim (2023), lubelskim (1349) i krakowskim (1264). Potrzeba szybkich i skutecznych rozwiązań rośnie szczególnie w czasach kryzysu. Obecnie zauważa się stały wzrost mediacji cywilnych, rodzinnych, gospodarczych, a ostatnio także pracowniczych. Mediacja jest szansą na poprawę relacji i omówienie kwestii spornych, a znaczenie kontrahentów, partnerów finansowych czy pracowników na rynku w trakcie pandemii stało się ważniejsze niż kiedykolwiek.

Autorka: Michalina Mikołajczyk


Źródła:
1. centrummediacji.nra.pl

2. Zapis transmisji na żywo 2020 – ARBITRAŻ I MEDIACJA W TEORII I PRAKTYCE (home.pl)

- Advertisement -

Więcej artykułów

Zostaw odpowiedź

Please enter your comment!
Please enter your name here

Najnowsze artykuły